Video

Que es el proceso administrativo

¿Que es el proceso administrativo?

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas, a través de las cuales se efectúa la administración misma que se interrelacionan y forma un proceso administrativo

El proceso administrativo se aplica a empresas de toda índole:

Grandes
Medianas
Pequeñas
Locales
Nacionales
Internacionales
Globales  

Etapas del proceso administrativo

Las etapas del proceso administrativo son: Planeación,organización, dirección y control

El proceso administrativo es imposible dividirlo, sin embargo con el propósito de estudiar, comprender y aplicarlo mejor es necesario separar las funciones que lo integran.

Primera etapa: Planeacion

La planeación es la actividad más importante de las cuatro funciones del proceso administrativo, con base en ésta, se organiza, se dirige y se controla lo planeado. 

Consiste en “la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos”

Importancia de la planeación

La planeación es importante para la práctica empresarial, a través de esta: 

• Se optimizan los procesos.

• Se hace uso racional de los recursos.

• Se responde a cambios del entorno. 

• Se visiona el futuro.

• Se toman mejores decisiones.

• Se obtiene mayor provecho de las oportunidades. 

• Se reducen los riesgos. 

• Se logra maximizar la eficiencia y eficacia.                                      • Se orienta las acciones de la empresa.

• Se minimizan problemas. 

• Se evalúan alternativas.

Tipos de planes

• Planes corporativos y estratégicos

• Planes tácticos

• Planes operativos

• Planes de contingencia

Aspectos o fases de un plan

El proceso de planeación hace referencia a las fases y actividades que se siguen para formular un plan en marcha

• Misión: en una empresa “es la razón esencial de ser y existir de la organización y de su papel en la sociedad

• Visión: se refiere al estado futuro, posible y deseable de la empresa, en un periodo de tiempo determinado. 

• Diagnóstico empresarial:  Un análisis DOFA puede ayudar a la empresa a ganar una mejor comprensión de problemas internos y factores externos.

• Formulación de objetivos: los objetivos se deben formular con base en la misión, la visión y 5 Elaboración propia el diagnóstico empresarial.

• Formulación de estrategias: son guías de acción, éstas muestran la orientación y el empleo de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos del plan estratégico. 

• Planes de acción:  Es la fase de ejecución del plan estratégico, en éste se detallan y se asignan las tareas, se designan los responsables, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos asignados con el fin de lograr los objetivos.

Segunda etapa: Organizacion

La Organización vista como etapa del proceso administrativo consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades

Importancia de la organizacion

La importancia de ésta etapa del proceso administrativo radica en que:

• Es de carácter continuo; dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, o que conlleva a efectuar cambios en la organización.

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades.

• Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad, al delimitar funciones y responsabilidades.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.

Proceso de organización 

El proceso de organización, lo integran las siguientes etapas:    

• División del trabajo. 

• Jerarquización.

• Departamentalización. 

• Coordinación.

División del trabajo 

La división del trabajo consiste en la clasificación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, mediante la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Departamentalización

La departamentalización es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud, existen diferentes tipos de departamentalización, los más usuales son: 

• Departamentalización funcional: Consiste en agrupar las actividades de la empresa con base en las áreas funcionales básicas.

• Departamentalización por productos: Las actividades se agrupan con base a las diferentes líneas de productos.

• Departamentalización geográfica: Es la agrupación de actividades con base en un espacio geográfico a cargo de un responsable de área. 

• Departamentalización por clientes: Es la agrupación de actividades con base en los distintos clientes con el fin de satisfacer mejor sus necesidades y expectativas.

• Departamentalización por procesos: Es la agrupación de actividades con base en las etapas del proceso productivo para obtener el producto final.

Técnicas de organización 

Las técnicas de organización son herramientas que se utilizan para ordenar y coordinar el trabajo dentro de la empresa, la más utilizada es el organigrama.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización, muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad de existentes dentro de ésta.

Tercera etapa: Direccion

Se basa en ejercer influencia en las personas para que contribuyan en el cumplimiento de las metas organizacionales, así como en los grupos laborales específicos que integran.

Es el proceso más complejo para las directivas de una compañía, porque involucra a todas las personas de la empresa, está pendiente de la excelente formación en todo lo relacionado con el comportamiento humano en donde hay que desarrollar competencias, lo que muy pocas empresas realizan, por eso llegan a ser pocas competitivas.

• Liderazgo: es la capacidad de influir en otras personas. Un líder “es una persona que influye sobre los demás, puede describirse como inteligente, persuasivo, emprendedor y con poder de convencimiento. 

Motivación: es todo lo que nos motiva, es la energía que nos impulsa a actuar, es el deseo de un individuo a realizar un esfuerzo por lograr.

• Comunicación: está entendida como todo acto humano, el resultado entre una o más personas. Es por la comunicación “que la gente se motiva, se expresan las diferentes necesidades y opiniones. 

• Gestión de cambio: son todos los cambios realizados en el entorno, se ha convertido en algo muy importante para la administración de los negocios y para la supervivencia de la misma.

• Manejo de conflictos: es hacer una renegociación, un conflicto se da cuando alguien “considera que alguien” interviene en el logro de sus objetivos o cuando hay diferencias de opinión.

Cuarta etapa: Control

Consiste en verificar que las actividades que realizan las empresas se efectúen como se planeó para corregir cualquier desviación o error significativo.

Esta es la etapa de:

• Ajustes, rectificaciones, reorientación y/o redimensionamiento de la planeación.

• Confrontación o comparación de lo planeado con lo ejecutado, enmienda de errores y refinamiento de las acciones y estrategias que condujeron al éxito.

• Cuantificación el progreso realizado por la empresa en cuanto a los objetivos marcados.

• Comprobar el estado de los objetivos, se parte de los objetivos (estándar), se ve si se están consiguiendo o no, sino se están consiguiendo, se tomarán las medidas oportunas para su consecución. 

• Retroalimentar las actividades de la empresa en función de lo planeado.

Tipos de controles

Tenemos tres tipos de control para evitar problemas de tal forma que no haya errores en la empresa. 

• Control preventivo: es el más utilizado por los administrativos. Su propósito es evitar los problemas antes de desarrollar las actividades que se planeen. 

• Control concurrente: se realiza durante la ejecución de las actividades. 

• Control de retroalimentación: se realiza sobre actividades o procesos ya ejecutados e informa sobre los resultados de lo previsto.

Herramientas de control

•Presupuesto: es el proceso por el cual se establece límites en el manejo de recursos. 

•Estados financieros: son los balances que nos informan sobre la situación financiera de la organización. 

•Análisis financieros: permite a los administrativos evaluar el desempeño de la empresa con base a años anteriores. 

•Valor agregado: determina el cálculo que hace el mercado de valores o proyectos pasados y futuros.

• Sistema de información: es un sistema que utilizan las empresas para propiciar información oportuna con información confiable para toma de decisiones.

•Evaluación del desempeño: Es la forma más usada para estimar o apreciar el desenvolvimiento del individuo en el cargo.